Les outils numériques sont à la mode, que ce soit sur nos ordinateurs et nos smartphones.
Dès le matin, votre agenda électronique (type Google Calendar) va rythmer votre journée. Pour gagner du temps, vous consultez Netvibes où vous regroupez les informations qui vous intéressent et Pearltrees les données web intéressantes.
Vous préparez et partagez vos documents avec vos collègues via Google Docs ou Dropbox. Bien sûr, s’il faut écrire un document à plusieurs mains, vous pratiquez Framapad puis vous adressez le tout à qui de droit avec Wetransfer.
Tout au long de votre journée, les post-it type Padlet ou les cartes heuristiques (Mindmeister) vont vous permettre de savoir à tout moment où vous en êtes, les urgences, ce qui reste à faire, …
En fin de journée, grâce à Trello, vous avez une vue synoptique du travail en équipe…
Et j’en ai sûrement oublié…
Voici une vue de notre vie. Sommes-nous mieux organisé et plus détendu grâce à cela ? D’abord, si chaque outil est en soi utile, le cumul peut rapidement devenir ingérable. Bien plus, leur maniement, supposé intuitif, est complexe en réalité si vous ne les maniez pas au quotidien et s’ils ne correspondent pas à votre forme d’organisation.
Faut-il tout jeter ? Attention à ne pas tout confondre ! Revenez plutôt à quelques règles simples d’auto-organisation :
- D’abord, avant de chercher des outils, pensez à améliorer vos relations avec vos pairs. Partager, échanger, écouter… il y a souvent beaucoup à faire dans ce domaine avant de succomber à l’échange par chat.
- Réfléchissez ensuite à ce qui vous convient. Cela passe par une réflexion sur votre mode de fonctionnement et ce qui peut vous aider à gagner du temps. Vous trouvez de nombreux Mooc sur Coursera, Openclassroom, … qui vous aide à améliorer votre organisation personnelle.
- Ensuite de quoi avez-vous réellement besoin ? Ce peut être déjà les outils en usage dans votre organisation et surtout ceux utilisés par vos collègues, clients et fournisseurs.
- Vous en voulez plus ? Cherchez des outils qui vous apportent réellement un plus par rapport à votre façon de fonctionner. Des systèmes comme Dropbox vous permettent de retrouver sur votre smartphone des documents que vous avez oubliés d’imprimer avant de partir en réunion.
Un bel exercice de réflexion en cette période de semi-vacances.
