Vous connaissez votre mode d’organisation (épisode 1). Vous avez même réussi à vous fixer 2 heures par semaine pour des actions importantes : montée en compétences des collaborateurs, organisation à moyen terme… (Épisode 2). Tout va bien ! Enfin presque, parce que vous n’êtes pas tout seul et que votre entourage ne réagit pas comme vous.
C’est pourtant si simple…
Vous aimez commencer vos réunions sur les chapeaux de roue …ce qui ne semble pas le cas de tout le monde. Certains semblent considérer que c’est le meilleur endroit pour parler de son week-end ou de la dernière blague du petit dernier avant de commencer à travailler. D’autres les utilisent pour régler leurs comptes ou traiter leurs mails. Pourtant, pour vous une réunion est un moment de partage et d’échange qui permet de savoir ce que chacun fait à date et s’il reste du temps à la fin (on peut toujours rêver) de se détendre un peu en parlant d’autres choses. Pourquoi vos collaborateurs ne le comprennent pas ? A la réflexion, c’est vrai que vous-même, quand vous êtes « invités » à une réunion où un quart du temps vous concerne vraiment, vous n’êtes pas toujours un modèle de vertu, mais quand même, faire cela à VOS réunions !
Mon temps n’est pas ton temps
Nous ne structurons pas chacun notre temps de la même manière. Avant d’entrer dans le vif du sujet, nous pouvons avoir besoin d’un peu de temps pour se saluer (une forme de rituel), d’autres ont besoin de créer une atmosphère de confiance en parlant quelques minutes de choses et d’autres. Leur refuser se traduit par des réactions paralysantes lors de la réunion : certains peuvent saboter la réunion en réglant des comptes stériles, d’autres se mettent en retrait…Vous saviez déjà, après l’épisode 1, que nous n’avions pas la même conception du temps, maintenant vous le vérifiez à vos dépens. Comment mieux gérer la structure du temps lors de vos réunions ?
Respecter la structure du temps des autres
Prenez le temps lors de votre prochaine réunion (de préférence celle à laquelle vous participez parce que vous serez plus disponible) d’observer chacun des participants :
- Sur le temps prévu, combien de temps est effectivement efficace pour lui ?
- Quand se met-il en retrait ?
- A-t-il besoin de temps de respiration et d’échanges informels ?
- …
Vous découvrirez peut-être que le temps de réelle activité est moindre que vous pensiez, mais que si on respecte les besoins de chacun, vous pouvez grandement améliorer ce résultat.
« Yapluka » le mettre en œuvre dans votre propre réunion :
- Préparez votre déroulement pour prendre en compte des temps d’activités et des temps de respiration
- Acceptez que chacun vive la réunion à son rythme, par exemple en se mettant en retrait quand le sujet ne le concerne pas directement…quiite à l’interpeller en lui demandant son avis
- Bref, observez vos propres participants et faites leur part de votre analyse : vous serz surpris de leurs retours. Eux aussi souhaitent des réunions productives. La charge de travail est telle aujourd’hui que peu de personnes peuvent se dire qu’une réunion va lui permettre de se reposer.
- Au final, vous améliorerez la productivité de vos réunions, vous constaterez un plus grand intérêt et une plus grande efficacité…avec à la clef des réunions qui durent moins de temps !
Le mois prochain, nous aborderons l’épisode 4 : définir ses degrés de priorités.
